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Usa workflows cuando quieras quitarte trabajo de encima, como dar la bienvenida a nuevos clientes, enviar correos de resumen, sincronizar datos entre herramientas o ejecutar procesos de varios pasos que esperan, comprueban condiciones y reaccionan automáticamente. Al construir una app en Base44, los workflows ejecutan trabajo de backend por ti automáticamente. Un workflow puede iniciarse en un horario, cuando tus datos cambian, cuando un usuario de la app habla con un agente dentro de la app o cuando una integración conectada envía un evento. Creas y gestionas workflows usando el chat de IA en el panel de tu app.
The Workflows dashboard
Importante: Workflows está en proceso de lanzamiento y reemplazará a las automatizaciones. Tu app tiene o workflows o automatizaciones, no ambas. Todo lo que podías hacer con automatizaciones, puedes hacerlo con workflows, y más:
  • Múltiples pasos: Encadena varias acciones en un flujo, en lugar de una sola acción.
  • Condiciones: Toma diferentes caminos según tus datos, para que los pasos correctos se ejecuten en cada situación.
  • Retrasos: Pausa durante minutos, horas o incluso días entre pasos, luego continúa automáticamente.
  • Visibilidad paso a paso: Observa cada ejecución en tiempo real y ve exactamente qué paso tuvo éxito o falló.

¿Para qué puedo usar workflows?

Los workflows manejan casi cualquier trabajo de backend que quieras que suceda automáticamente, especialmente cuando una tarea toma más de un paso. Por ejemplo:
  • Nutrir leads: Cuando se registra un nuevo lead, envía un correo de bienvenida, espera 2 días, luego haz seguimiento solo si no han respondido o reservado una llamada.
  • Alertar sobre condiciones: Comprueba el inventario en un horario y envía un mensaje a tus administradores solo cuando un artículo cae por debajo de su umbral.
  • Reaccionar a cambios de datos: Cuando se añade un nuevo producto, notifica a tu equipo y crea una tarea para revisarlo antes de que se publique.
  • Mantener herramientas sincronizadas: Cuando se cancela un evento de Google Calendar, actualiza la reserva correspondiente y envía un correo al cliente.
  • Enviar resúmenes programados: Cada mañana, envíate un resumen de los pedidos del día anterior y publica el total en un canal de Slack.

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Cómo funcionan los workflows

Un workflow está hecho de un activador y uno o más pasos. El activador decide cuándo se inicia el workflow. Los pasos deciden qué sucede, en orden, cada vez que se ejecuta: un paso puede ejecutar una función de backend (código que el builder escribe por ti), esperar una cantidad determinada de tiempo o tomar un camino diferente según una condición. Cuando describes lo que quieres en el chat de IA, Base44 construye el workflow por ti. Aparece en dos lugares: el árbol de archivos de tu app y el panel Workflows. Al abrirlo se muestra un diagrama visual que fluye desde el activador a través de cada paso. Cada ejecución se registra, para que puedas revisar lo que sucedió y arreglar cualquier problema rápidamente.
A workflow shown as a diagram
Ejemplo: dar la bienvenida a un nuevo lead. Cuando se crea un lead, el workflow envía un correo de bienvenida ajustado a su objetivo de fitness, espera 2 días, luego comprueba si reservaron una llamada. Si lo hicieron, añade la llamada a tu calendario; si no, envía un empujón de seguimiento.

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Cómo se inician los workflows

Hay 4 formas en que un workflow puede iniciarse. Al describir lo que quieres al chat de IA, ayuda saber qué activador se ajusta a tu caso de uso. Lee más sobre cada uno a continuación.
ActivadorIdeal paraTen en cuenta
ScheduledTrabajos recurrentes o un trabajo único a una hora determinadaLas ejecuciones recurrentes suceden como máximo cada 5 minutos
EntityReaccionar a cambios en los datos de tu appAñade una condición para que no se ejecute en cada cambio
In-app agentReaccionar cuando alguien inicia una conversación con un agenteSe ejecuta una vez por nueva conversación, no por mensaje
ConnectorReaccionar a eventos de una herramienta conectadaLa herramienta debe admitir activadores de workflow

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Scheduled

Los workflows programados se ejecutan a una hora que defines en tu zona horaria, ya sea una vez o en un horario repetitivo. Úsalos para tareas recurrentes como resúmenes diarios e informes semanales, o para un trabajo único en una fecha y hora específicas. Prompts de ejemplo:
  • Send me a daily summary of all new orders to my email every morning at 8:00.
  • Archive trip records that have been completed for more than 30 days, every Sunday at midnight.
Ten esto en cuenta para workflows programados:
  • Los horarios recurrentes se ejecutan como máximo cada 5 minutos, y puedes configurarlos para terminar en una fecha o después de un número de ejecuciones.
  • Un horario que llega a su fin, incluyendo un horario único después de ejecutarse, se archiva automáticamente.
  • Un horario recurrente sin fin sigue ejecutándose hasta que lo desactives o archives.

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Entity

Los workflows de entidad se ejecutan en respuesta a cambios en los datos de tu app, como un registro que se crea, actualiza o elimina. Úsalos para reaccionar a la actividad en tiempo real. Prompts de ejemplo:
  • Send a push notification whenever I add a new WishlistPlace and write any needed backend function for me.
  • Send the admin an email whenever a new booking is created.
Mantén un workflow de entidad enfocado:
  • Añade una condición para que solo se ejecute cuando debe, por ejemplo solo cuando el estado de un pedido cambia a enviado, en lugar de en cada actualización.
  • Evita que un workflow actualice el mismo registro que lo activa, lo que puede hacer que se ejecute en bucle.

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In-app agent

Los workflows de agente dentro de la app se ejecutan una vez cuando un usuario de la app inicia una nueva conversación con un agente dentro de la app, no en cada mensaje que envía. Úsalos para estar al tanto de quién se pone en contacto, por ejemplo para recibir una notificación cuando un cliente inicia un chat, añadirlo a tus contactos o enviarte un resumen al final del día. Prompts de ejemplo:
  • Email me whenever someone starts a new conversation with my agent.
  • Add the person to my Contacts list when they start a chat with my agent.

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Connector

Los workflows de conector se ejecutan cuando una herramienta conectada envía un evento, como la llegada de un nuevo correo en Gmail o la actualización de un evento de calendario en Google Calendar. La herramienta debe estar conectada primero y debe admitir activadores de workflow, como Gmail, Google Calendar, Google Drive, Microsoft Outlook, Microsoft OneDrive y Slack. Puedes añadir una condición para que un workflow solo se ejecute para los eventos que te interesan. Esto importa sobre todo para herramientas ocupadas como Slack, donde podrías querer ejecutarlo solo para mensajes en un canal determinado o de una persona determinada. Prompts de ejemplo:
  • When a new email arrives in Gmail with the subject "Book appointment", parse it and add a new booking to my app.
  • When a Google Calendar event is cancelled, update the booking in my app and post a message in the #salon-general Slack channel.
Si una herramienta no admite activadores de workflow, aún puedes traer sus eventos. Por ejemplo, para actuar sobre nuevos pagos de Stripe, usa un webhook o función de backend para guardar cada pago como un registro en tu app, luego usa un workflow Entity que se ejecuta cuando se crea un nuevo registro de pago. O, en lugar de esperar a que la herramienta te notifique, ejecuta un workflow programado que comprueba la herramienta regularmente, por ejemplo cada hora, y maneja cualquier cosa nueva desde la última comprobación.

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Crear un workflow

Desde Workflows en el panel de tu app, puedes ver ideas sugeridas basadas en tu app en Suggested workflows. Puedes empezar desde una de esas o describir el tuyo desde cero. En cualquier caso, creas y refinas workflows a través del chat de IA, no construyéndolos a mano. Describe lo que quieres, revisa lo que el builder hace y sigue ajustándolo en el chat hasta que funcione como necesitas.
The Create workflow window

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Usar una sugerencia

Cada sugerencia incluye una breve descripción de lo que hace. Elegir una envía un prompt preescrito al chat de IA, donde puedes revisarlo y ajustarlo antes de que el builder lo configure. Para crear un workflow desde una sugerencia:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. En Suggested workflows, haz clic en el botón de añadir en una sugerencia, luego haz clic en Send to chat.
  4. Revisa el prompt preescrito en el chat de IA, haz cambios y envíalo.
  5. El builder crea el workflow y lo añade a tu lista Workflows.

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Crear desde cero

Si ninguna de las sugerencias se ajusta a lo que necesitas, describe tu propio workflow. El builder trabaja contigo en el chat de IA: pregunta qué debe hacer el workflow, comprueba los detalles que necesita, luego construye el workflow junto con cualquier función de backend que requiera. Para crear un workflow desde cero:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. Haz clic en Create workflow.
  4. En la ventana Create workflow, haz clic en Create from scratch, luego haz clic en Send to chat.
  5. En el chat de IA, describe el workflow que quieres, incluyendo cómo se inicia y cualquier paso, condición o espera. Por ejemplo: When a task is created, wait 3 days, then check whether it is completed. If it is, email the assignee a thank-you. If it is not, email them a reminder and notify me when the task is high priority.
  6. Responde cualquier pregunta de seguimiento que haga el builder, luego déjalo construir. Añade el workflow terminado a tu lista Workflows.
Obtén los mejores resultados del builder:
  • Describe cada paso y resultado claramente para que aparezcan en el diagrama.
  • Para una condición, dale a cada camino una acción distinta, de lo contrario el builder podría poner la lógica dentro de una única función de backend en lugar de mostrar un camino separado.
  • Si un paso necesita una nueva función de backend, solo menciónalo y el builder la escribe por ti.

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Gestionar workflows

Una vez que empieces a usar workflows, puedes controlar cuándo se ejecutan, cambiar lo que hacen, renombrarlos, activarlos bajo demanda o limpiar workflows que ya no necesitas. Cada workflow muestra un estado Active o Inactive, y puedes desactivar uno para pausarlo y reactivarlo cuando lo necesites.

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Activar o desactivar un workflow

Desactiva un workflow cuando quieras detener su ejecución, y actívalo de nuevo cuando lo necesites. Desactivar detiene el inicio de nuevas ejecuciones, pero el historial de ejecuciones permanece disponible. Para activar o desactivar un workflow:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. Haz clic en el icono More Actions en el workflow.
  4. Haz clic en Deactivate o Activate.
También puedes abrir un workflow y usar el interruptor Active en el panel de detalles.
Deactivating a workflow from the More Actions menu

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Editar un workflow

Para cambiar lo que hace un workflow, describe el cambio en el chat de IA, de la misma forma que lo creaste. El builder actualiza el workflow por ti, así que no hay nada que editar a mano.
Cambiar los pasos de un workflow crea una nueva versión. Las ejecuciones ya en curso terminan en la versión con la que empezaron, y las nuevas ejecuciones usan la última versión.

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Renombrar un workflow

Dale a un workflow un nombre más claro en cualquier momento. Renombrar no crea una nueva versión. Para renombrar un workflow:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. Haz clic en el icono More Actions en el workflow.
  4. Haz clic en Rename e introduce el nuevo nombre.
Renaming a workflow

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Ejecutar un workflow de inmediato

Ejecuta un workflow de inmediato cuando quieras iniciarlo bajo demanda. Esto te ayuda a probar cambios, confirmar que tu configuración funciona o gestionar algo urgente entre ejecuciones programadas.
Importante: Ejecutar ahora ejecuta acciones reales usando tu configuración actual, como enviar correos reales o actualizar registros reales. Es una ejecución manual única que no afecta tu horario o activador, y aparece en el historial de ejecuciones etiquetada como una prueba. Cuando existen ejecuciones anteriores, también puedes reproducir el workflow usando los datos de una ejecución anterior.
Para ejecutar un workflow:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. Haz clic en el workflow para abrirlo.
  4. Haz clic en Run now en el panel de detalles.
  5. En el diálogo de confirmación, haz clic en Run now de nuevo.
Running a workflow with Run now

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Archivar un workflow

Si ya no necesitas un workflow, puedes archivarlo para mantener tu lista activa limpia. Para archivar un workflow:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. Haz clic en el icono More Actions en el workflow.
  4. Haz clic en Archive.
Archiving a workflow
Para ver o restaurar workflows archivados, haz clic en el icono More Actions junto a Create workflow, luego haz clic en View archive.

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Monitorear ejecuciones

Cada workflow registra cada ejecución para que puedas verla suceder en tiempo real y revisarla después. Revisa las ejecuciones de un solo workflow desde su panel de detalles, o consulta las ejecuciones en todos tus workflows en la pestaña Activity.
Mientras un workflow se ejecuta, cada paso en el diagrama muestra una marca verde cuando se completa con éxito, para que puedas confirmar de un vistazo que funciona y ver exactamente dónde se detiene si un paso falla.

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Ver las ejecuciones de un workflow

Cuando abres un workflow, el panel de detalles muestra su Success rate, Avg. runtime y un Run history de cada ejecución. Cuando algo va mal, la ejecución muestra el paso exacto que falló y el error, para que sepas dónde buscar sin adivinar. Para ver las ejecuciones de un workflow:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. Haz clic en el workflow que quieres inspeccionar.
  4. En el panel de detalles, revisa Run history, donde cada ejecución muestra su hora y estado, como Completed.
  5. Haz clic en una ejecución para abrir su Run log, incluyendo la hora de inicio, hora de finalización y tiempo de ejecución.
A workflow's run history

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Usar la pestaña Activity

La pestaña Activity bajo Workflows en el panel de tu app reúne las ejecuciones de todos tus workflows en un solo lugar.
Las ejecuciones que inicias con Run now se etiquetan como TEST, para que puedas distinguirlas de las ejecuciones que se dispararon automáticamente.
Para ver la actividad en los workflows:
  1. Haz clic en Dashboard en tu editor de app.
  2. Haz clic en Workflows.
  3. Haz clic en la pestaña Activity.
  4. Revisa la lista de ejecuciones, donde cada una muestra su workflow, estado, hora de inicio y tiempo de ejecución. Filtra por estado (Running, Completed, Failed o Cancelled) o por rango de tiempo.
  5. Haz clic en View en una ejecución para abrirla en el diagrama del workflow junto con su registro de ejecución.
The Activity tab

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Workflows y créditos de integración

Los workflows se facturan según los pasos que se ejecutan. Cada paso que ejecuta una función de backend usa una fracción de un crédito de integración, y los cargos se suman en todos los pasos de una sola ejecución. Las integraciones integradas que un paso usa, como enviar un correo o llamar a un modelo de IA, también pueden usar créditos, como lo hacen en otras partes de tu app. Un workflow con varios pasos, por lo tanto, cuesta más por ejecución que uno de un solo paso, así que mantén un ojo en la frecuencia con la que se ejecutan tus workflows y lo que hace cada paso. Si te quedas sin créditos de integración mientras una ejecución está en curso, esa ejecución se cancela. Aprende más sobre créditos.

Consejos para gestionar el uso de créditos

Los workflows que se ejecutan con frecuencia o encadenan varias acciones pueden agotar tu balance de créditos rápidamente. Aquí hay algunas formas de mantener el uso bajo control:
  • Añade condiciones específicas del activador: Reduce los criterios que inician un workflow para que no se ejecute innecesariamente.
  • Usa condiciones para omitir pasos innecesarios: Ramifica el workflow para que los pasos costosos solo se ejecuten cuando realmente son necesarios.
  • Consolida workflows redundantes: Si varios workflows realizan tareas superpuestas, combínalos en menos y más inteligentes.
  • Resuelve los workflows fallidos rápidamente: Los workflows que fallan aún pueden consumir créditos en cada reintento. Revisa tu historial de ejecuciones regularmente y arregla o deshabilita los workflows problemáticos tan pronto como los detectes.
  • Revisa la frecuencia de los workflows programados: Considera si los workflows recurrentes, como informes o recordatorios diarios, necesitan ejecutarse con la frecuencia configurada.
  • Sé moderado con las llamadas a IA: Si un paso llama a un modelo de IA, también usa créditos, así que solo llámalo cuando realmente necesites el resultado.
  • Prueba primero en un conjunto de datos pequeño: Ejecuta un workflow manualmente y revisa su historial de ejecuciones para estimar el costo de crédito por ejecución antes de habilitarlo a escala.

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Preguntas frecuentes

Haz clic en una pregunta abajo para saber más.
Sí. Pide al chat de IA que añada condiciones a cualquier workflow o paso. Por ejemplo:
After the wait, only send the reminder when the task is still incomplete.
El workflow luego toma diferentes caminos según las condiciones que describes, por lo que se ejecutan diferentes pasos dependiendo de tus datos. Una condición puede tener varios caminos, más una opción por defecto para cualquier cosa que no coincida, y el diagrama muestra cada camino por separado.
Abre el workflow y revisa su Run history para encontrar el paso que falló. Pide a la IA en tu panel que explique el error y sugiera una solución, luego usa Run now para confirmar que el workflow tiene éxito. Si un workflow falla repetidamente, Base44 lo desactiva automáticamente y te notifica, para que puedas arreglar el problema antes de volver a activarlo.
Depende de cómo se inicia el workflow. Un workflow programado puede ejecutarse bajo demanda en cualquier momento, porque no necesita ninguna entrada. Un workflow que se inicia desde un activador de entidad, conector o agente dentro de la app necesita los datos del activador para ejecutarse, como la tarea específica que se creó, por lo que Run now reproduce los datos de una ejecución anterior. Esto significa que el workflow debe ejecutarse al menos una vez antes de que puedas ejecutarlo bajo demanda.Si ves No previous runs, activa el workflow de verdad una vez, por ejemplo creando una tarea para el workflow de seguimiento de tareas, y luego usa Run now para reproducir esa ejecución.
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