Automatiza trabajo de varios pasos que se ejecuta en un horario, cuando los datos cambian o cuando una herramienta conectada envía un evento.
Usa workflows cuando quieras quitarte trabajo de encima, como dar la bienvenida a nuevos clientes, enviar correos de resumen, sincronizar datos entre herramientas o ejecutar procesos de varios pasos que esperan, comprueban condiciones y reaccionan automáticamente.Al construir una app en Base44, los workflows ejecutan trabajo de backend por ti automáticamente. Un workflow puede iniciarse en un horario, cuando tus datos cambian, cuando un usuario de la app habla con un agente dentro de la app, cuando una integración conectada envía un evento, cuando publicas tu app o cuando tu app recibe un pago. Creas y gestionas workflows usando el chat de IA en el panel de tu app.
Workflows está disponible en el plan Builder y superiores. Si estás en el plan Free, actualiza a un plan Builder o superior para crear y ejecutar workflows.
El panel de Workflows, donde creas y gestionas workflows.
Importante: Workflows reemplaza a las automatizaciones. Las apps creadas desde el 6 de julio de 2026 usan workflows, mientras que las apps creadas antes pueden seguir usando automatizaciones. Tu app tiene una cosa o la otra, no ambas. Todo lo que podías hacer con automatizaciones, puedes hacerlo con workflows, y más:
Múltiples pasos: Encadena varias acciones en un flujo, en lugar de una sola acción.
Condiciones: Toma diferentes caminos según tus datos, para que los pasos correctos se ejecuten en cada situación.
Retrasos: Pausa durante minutos, horas o incluso días entre pasos, luego continúa automáticamente.
Visibilidad paso a paso: Observa cada ejecución en tiempo real y ve exactamente qué paso tuvo éxito o falló.
¿Para qué puedo usar workflows?
Los workflows manejan casi cualquier trabajo de backend que quieras que suceda automáticamente, especialmente cuando una tarea toma más de un paso. Por ejemplo:
Nutrir leads: Cuando se registra un nuevo lead, envía un correo de bienvenida, espera 2 días, luego haz seguimiento solo si no han respondido o reservado una llamada.
Alertar sobre condiciones: Comprueba el inventario en un horario y envía un mensaje a tus administradores solo cuando un artículo cae por debajo de su umbral.
Reaccionar a cambios de datos: Cuando se añade un nuevo producto, notifica a tu equipo y crea una tarea para revisarlo antes de que se publique.
Mantener herramientas sincronizadas: Cuando se cancela un evento de Google Calendar, actualiza la reserva correspondiente y envía un correo al cliente.
Enviar resúmenes programados: Cada mañana, envíate un resumen de los pedidos del día anterior y publica el total en un canal de Slack.
Un workflow está hecho de un activador y uno o más pasos. El activador decide cuándo se inicia el workflow. Los pasos deciden qué sucede, en orden, cada vez que se ejecuta: un paso puede ejecutar una función de backend (código que la IA escribe por ti), esperar una cantidad determinada de tiempo o tomar un camino diferente según una condición.Cuando describes lo que quieres en el chat de IA, Base44 construye el workflow por ti. Aparece en dos lugares: el árbol de archivos de tu app y el panel Workflows. Al abrirlo se muestra un diagrama visual que fluye desde el activador a través de cada paso. Cada ejecución se registra, para que puedas revisar lo que sucedió y arreglar cualquier problema rápidamente.
Un workflow mostrado como un diagrama, desde el activador a través de cada paso.
Ejemplo: dar la bienvenida a un nuevo lead. Cuando se crea un lead, el workflow envía un correo de bienvenida ajustado a su objetivo de fitness, espera 2 días, luego comprueba si reservaron una llamada. Si lo hicieron, añade la llamada a tu calendario; si no, envía un empujón de seguimiento.
Un workflow puede iniciarse de varias formas. Al describir lo que quieres al chat de IA, ayuda saber qué activador se ajusta a tu caso de uso. Lee más sobre cada uno a continuación.
Los workflows programados se ejecutan a una hora que defines en tu zona horaria. Puedes ejecutarlos una vez, en un horario recurrente o en un intervalo, por ejemplo cada 30 minutos. Úsalos para tareas recurrentes como resúmenes diarios e informes semanales, o para un trabajo único en una fecha y hora específicas.Prompts de ejemplo:
Envíame un resumen diario de todos los pedidos nuevos a mi correo cada mañana a las 8:00.
Archiva los registros de viaje completados hace más de 30 días, cada domingo a medianoche.
Ten esto en cuenta para workflows programados:
Los horarios recurrentes se ejecutan como máximo cada 5 minutos, y puedes configurarlos para terminar en una fecha o después de un número de ejecuciones.
Un horario que llega a su fin, incluyendo un horario único después de ejecutarse, se archiva automáticamente.
Un horario recurrente sin fin sigue ejecutándose hasta que lo desactives o archives.
Los workflows de entidad se ejecutan en respuesta a cambios en los datos de tu app, como un registro que se crea, actualiza o elimina. Úsalos para reaccionar a la actividad en tiempo real.Prompts de ejemplo:
Envía una notificación push cada vez que añada un nuevo WishlistPlace y escribe cualquier función de backend necesaria por mí.
Envía un correo al administrador cada vez que se cree una nueva reserva.
Mantén un workflow de entidad enfocado:
Añade una condición para que solo se ejecute cuando debe, por ejemplo solo cuando el estado de un pedido cambia a enviado, en lugar de en cada actualización.
Evita que un workflow actualice el mismo registro que lo activa, lo que puede hacer que se ejecute en bucle.
Los workflows de agente dentro de la app se ejecutan una vez cuando un usuario de la app inicia una nueva conversación con un agente dentro de la app, no en cada mensaje que envía. Úsalos para estar al tanto de quién se pone en contacto, por ejemplo para recibir una notificación cuando un cliente inicia un chat, añadirlo a tus contactos o enviarte un resumen al final del día.Prompts de ejemplo:
Envíame un correo cada vez que alguien inicie una nueva conversación con mi agente.
Añade a la persona a mi lista de Contactos cuando inicie un chat con mi agente.
Los workflows de conector se ejecutan cuando una herramienta conectada envía un evento, como la llegada de un nuevo correo en Gmail o la actualización de un evento de calendario en Google Calendar. La herramienta debe estar conectada primero y debe admitir activadores de workflow, como Gmail, Google Calendar, Google Drive, Microsoft Outlook, Microsoft OneDrive y Slack.Puedes añadir una condición para que un workflow solo se ejecute para los eventos que te interesan. Esto importa sobre todo para herramientas ocupadas como Slack, donde podrías querer ejecutarlo solo para mensajes en un canal determinado o de una persona determinada.Prompts de ejemplo:
Cuando llegue un nuevo correo a Gmail con el asunto "Book appointment", analízalo y añade una nueva reserva a mi app.
Cuando se cancele un evento de Google Calendar, actualiza la reserva en mi app y publica un mensaje en el canal de Slack #salon-general.
Si una herramienta no admite activadores de workflow, aún puedes traer sus eventos. Por ejemplo, para actuar sobre nuevos pagos de Stripe, usa un webhook o función de backend para guardar cada pago como un registro en tu app, luego usa un workflow Entity que se ejecuta cuando se crea un nuevo registro de pago. O, en lugar de esperar a que la herramienta te notifique, ejecuta un workflow programado que comprueba la herramienta regularmente, por ejemplo cada hora, y maneja cualquier cosa nueva desde la última comprobación.
Los workflows de publicación de app se ejecutan cuando publicas tu app desde el builder. Úsalos para anunciar un lanzamiento, avisar a tu equipo de que una actualización está en vivo o ejecutar trabajo de configuración la primera vez que tu app sale al público.Prompts de ejemplo:
Cuando publique mi app, publica un mensaje en el canal de Slack de mi equipo.
La primera vez que se publique mi app, envíame un correo de resumen.
App publish se ejecuta en cada publicación exitosa, incluso cuando restauras una versión anterior. No se ejecuta cuando despublicas. Puedes añadir una condición para que un workflow solo se ejecute en la primera publicación de tu app.
Los workflows de pago de app se ejecutan cuando un pago tiene éxito o se reembolsa en el proveedor de pagos de tu app. Úsalos para completar un pedido, enviar un recibo o actualizar un registro una vez que alguien ha pagado.Prompts de ejemplo:
Cuando un pago tenga éxito, marca el pedido como pagado y envía al cliente un recibo por correo.
Cuando un pago se reembolse, actualiza el estado del pedido y avisa a mi equipo.
Ten esto en cuenta para workflows de pago de app:
Necesitas un proveedor de pagos conectado. Activar un workflow con este activador falla si tu app no tiene uno.
Los intentos de pago fallidos no inician un workflow, y tampoco los pagos sin importe, como un pago gratuito o un descuento del 100%.
Los pagos de prueba sí inician un workflow, así que añade una condición si solo quieres los reales.
Las renovaciones de suscripción pueden no iniciar un workflow todavía, así que evita construir uno que solo reaccione a renovaciones.
Los detalles del pago que se pasan a tu workflow no incluyen el correo del cliente ni otros datos personales. Una función de backend puede obtener los detalles completos de tu proveedor cuando los necesites.
Para crear un workflow, haz clic en Create workflow en el panel de tu app. Base44 abre un lienzo Create a new workflow, donde puedes empezar desde un activador o elegir una de las sugerencias basadas en tu app. A partir de ahí, describes lo que quieres en el chat de IA y este crea el workflow, haciendo las preguntas que necesite. Sigues refinándolo en el chat hasta que funcione como necesitas. Cada vez que la IA crea o actualiza un workflow, aparece una tarjeta para él en el chat. Haz clic en la tarjeta para abrir el workflow en el editor.
Empieza desde un activador cuando ya sabes cómo debe comenzar el workflow.Para crear un workflow desde un activador:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Workflows.
Haz clic en Create workflow.
En el lienzo, haz clic en Add trigger y elige cómo se inicia el workflow: un activador programado (One time, Recurring o On an interval), un connector, un in-app agent o una entity.
En el chat de IA, describe lo que debe hacer el workflow y responde cualquier pregunta de seguimiento que haga la IA.
La IA crea el workflow y lo añade a tu lista de Workflows.
El lienzo Create a new workflow, donde añades un activador para empezar.
Empieza desde una sugerencia cuando quieras una idea lista adaptada a tu app.Para crear un workflow desde una sugerencia:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Workflows.
Haz clic en Create workflow.
Bajo Or start from these suggestions, elige una sugerencia.
Revisa el prompt prellenado en el chat de IA, ajústalo si es necesario y envíalo.
La IA crea el workflow y lo añade a tu lista de Workflows.
Iniciar un workflow desde una sugerencia.
Obtén los mejores resultados de la IA:
Describe cada paso y resultado con claridad para que aparezcan en el diagrama.
Para una condición, da a cada camino una acción distinta; de lo contrario, la IA podría poner la lógica dentro de una sola función de backend en lugar de mostrar un camino separado.
Si un paso necesita una nueva función de backend, solo menciónalo y la IA la escribe por ti.
Si tu app todavía usa automatizaciones, puedes moverlas todas a workflows en un solo paso. Base44 recrea cada automatización como un workflow, para que no tengas que reconstruir nada.
Qué sucede cuando cambias:
Tus automatizaciones se convierten en workflows: Cada automatización se recrea como un workflow, manteniendo su activador y horario originales.
Tu historial se conserva: Los conteos de ejecuciones y las estadísticas se mueven con cada workflow. Los registros de ejecuciones pasadas se quedan con tus automatizaciones originales, que se conservan archivadas.
Las automatizaciones archivadas también se trasladan: Cualquier automatización que ya archivaste se mueve también y permanece archivada.
Nada deja de funcionar: Tus automatizaciones siguen ejecutándose hasta que el cambio termina.
Para cambiar de automatizaciones a workflows:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Automations.
Haz clic en Switch to Workflows.
Revisa lo que sucede al cambiar, luego haz clic en Start now.
Después de empezar a usar workflows, puedes controlar cuándo se ejecutan, cambiar lo que hacen, renombrarlos, activarlos bajo demanda o limpiar los workflows que ya no necesitas. Cada workflow muestra un estado Active o Inactive, y puedes desactivar uno para pausarlo y reactivarlo cuando lo necesites.
Desactiva un workflow cuando quieras que deje de ejecutarse, y actívalo de nuevo cuando lo necesites. Desactivarlo evita que se inicien nuevas ejecuciones, pero el historial de ejecuciones sigue disponible.Para activar o desactivar un workflow:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Workflows.
Haz clic en el icono More actions del workflow.
Haz clic en Deactivate o Activate.
También puedes abrir un workflow y usar el interruptor Active en el panel de detalles.
Desactivar un workflow desde el menú More actions.
Para cambiar lo que hace un workflow, edítalo desde su diagrama o simplemente describe el cambio en el chat de IA. Cada opción de edición abre el chat de IA con un prompt prellenado y la IA hace el cambio por ti, así que no hay nada que editar a mano.
Editar un paso
Haz clic en el icono Edit de un paso para cambiar lo que hace o reemplazarlo por un paso diferente.
Editar un paso.
Editar el activador
Haz clic en el icono Edit del activador para cambiar qué eventos activan el workflow.
Haz clic en el icono Replace trigger para cambiar a un activador diferente, como un activador programado, de conector, de agente dentro de la app o de entidad.
Reemplazar el activador de un workflow.
Añadir un paso
Haz clic en el botón de añadir debajo de un paso, luego elige Action o Condition.
Añadir un paso a un workflow.
Cambiar los pasos de un workflow crea una nueva versión. Las ejecuciones en curso terminan con la versión con la que empezaron, y las nuevas ejecuciones usan la versión más reciente.
Ejecuta un workflow al momento cuando quieras iniciarlo bajo demanda. Esto te ayuda a probar cambios, confirmar que tu configuración funciona o manejar algo urgente entre ejecuciones programadas.
Importante: Run now ejecuta acciones reales usando tu configuración actual, como enviar correos reales o actualizar registros reales. Es una ejecución manual única que no afecta tu horario ni tu activador, y aparece en el historial de ejecuciones etiquetada como prueba. Cuando existen ejecuciones anteriores, también puedes reproducir el workflow usando los datos de una ejecución previa.
Para ejecutar un workflow:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Workflows.
Haz clic en el workflow para abrirlo.
Haz clic en Run now en el panel de detalles.
En el cuadro de confirmación, haz clic en Run now de nuevo.
Si un workflow se está ejecutando y necesitas detenerlo, puedes cancelar la ejecución mientras aún está en curso. La ejecución cancelada se muestra como Cancelled en el historial de ejecuciones.Para cancelar una ejecución:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Workflows.
Haz clic en el workflow para abrirlo.
Haz clic en la ejecución en curso, luego haz clic en Cancel run.
Cada workflow registra cada ejecución para que puedas verla suceder en tiempo real y revisarla después. Revisa las ejecuciones de un workflow individual desde su panel de detalles, o ve las ejecuciones de todos tus workflows en la pestaña Activity.
Mientras un workflow se ejecuta, cada paso del diagrama muestra una marca de verificación verde cuando se completa con éxito, para que puedas confirmar de un vistazo que funciona y ver exactamente dónde se detiene si un paso falla.
Cuando abres un workflow, el panel de detalles muestra su Success rate, Avg. runtime y un Run history de cada ejecución. Cuando algo sale mal, la ejecución muestra el paso exacto que falló y el error, para que sepas dónde mirar sin adivinar.Para ver las ejecuciones de un workflow:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Workflows.
Haz clic en el workflow que quieres inspeccionar.
En el panel de detalles, revisa Run history, donde cada ejecución muestra su hora y estado, como Completed.
Haz clic en una ejecución para abrir su Run log, incluyendo la hora de inicio, la hora de fin y el tiempo de ejecución.
El panel de detalles de un workflow con su historial de ejecuciones.
La pestaña Activity bajo Workflows en el panel de tu app reúne las ejecuciones de todos tus workflows en un solo lugar.
Las ejecuciones que inicias con Run now se etiquetan como TEST, para que puedas distinguirlas de las ejecuciones que se dispararon automáticamente.
Para ver la actividad de todos los workflows:
Haz clic en Dashboard en el editor de tu app.
Haz clic en Workflows.
Haz clic en la pestaña Activity.
Revisa la lista de ejecuciones, donde cada una muestra su workflow, estado, hora de inicio y tiempo de ejecución. Filtra por estado (Running, Completed, Failed o Cancelled) o por rango de tiempo.
Haz clic en View en una ejecución para abrirla en el diagrama del workflow junto a su registro de ejecución.
La pestaña Activity, mostrando ejecuciones de todos tus workflows.
Los workflows se facturan por los pasos que se ejecutan. Cada paso que ejecuta una función de backend usa una fracción de un crédito de integración, y los cargos se suman entre todos los pasos de una sola ejecución. Las integraciones incorporadas que usa un paso, como enviar un correo o llamar a un modelo de IA, también pueden usar créditos, como en el resto de tu app.Un workflow con varios pasos, por tanto, cuesta más por ejecución que uno de un solo paso, así que vigila con qué frecuencia se ejecutan tus workflows y qué hace cada paso. Si te quedas sin créditos de integración mientras una ejecución está en curso, esa ejecución se cancela. Aprende más sobre los créditos.
Consejos para gestionar el uso de créditos
Los workflows que se ejecutan con frecuencia o encadenan varias acciones pueden agotar tu saldo de créditos rápidamente. Aquí tienes algunas formas de mantener el uso bajo control:
Añade condiciones de activación específicas: Acota los criterios que inician un workflow para que no se ejecute innecesariamente.
Usa condiciones para saltar pasos innecesarios: Ramifica el workflow para que los pasos costosos solo se ejecuten cuando realmente se necesitan.
Consolida workflows redundantes: Si varios workflows realizan tareas que se solapan, combínalos en menos workflows más inteligentes.
Resuelve los workflows que fallan cuanto antes: Los workflows con errores pueden seguir consumiendo créditos en cada reintento. Revisa tu historial de ejecuciones con regularidad y arregla o desactiva los workflows problemáticos en cuanto los detectes.
Revisa la frecuencia de los workflows programados: Considera si los workflows recurrentes, como informes o recordatorios diarios, necesitan ejecutarse tan a menudo como están configurados.
Sé moderado con las llamadas a la IA: Si un paso llama a un modelo de IA, eso también usa créditos, así que llámalo solo cuando realmente necesites el resultado.
Prueba primero con un conjunto de datos pequeño: Ejecuta un workflow manualmente y revisa su historial de ejecuciones para estimar el costo en créditos por ejecución antes de habilitarlo a escala.
¿Puedo añadir condiciones para controlar cuándo se ejecuta un paso?
Sí. Pide al chat de IA que añada condiciones a cualquier workflow o paso. Por ejemplo:
Después de la espera, envía el recordatorio solo cuando la tarea siga incompleta.
El workflow entonces toma diferentes caminos según las condiciones que describas, para que se ejecuten pasos distintos según tus datos. Una condición puede tener varios caminos, más uno general para todo lo que no coincida, y el diagrama muestra cada camino por separado.
¿Qué pasa cuando un workflow falla?
Abre el workflow y revisa su Run history para encontrar el paso que falló. Pide a la IA de tu panel que explique el error y sugiera una solución, luego usa Run now para confirmar que el workflow tiene éxito.Si un workflow sigue fallando, Base44 lo desactiva automáticamente y te envía un correo, para que puedas arreglarlo antes de volver a activarlo. Un workflow programado se desactiva después de 5 fallos consecutivos, porque se ejecuta igual cada vez, así que los fallos repetidos suelen indicar que algo va mal. Los workflows con cualquier otro activador se desactivan después de 50 fallos consecutivos, porque sus datos de entrada varían y algún fallo ocasional es más esperable. Arreglar el workflow y reactivarlo restablece el conteo.
¿Por qué Run now me pide elegir una ejecución anterior?
Depende de cómo se inicia el workflow. Un workflow programado puede ejecutarse bajo demanda en cualquier momento, porque no necesita ningún dato de entrada. Un workflow que se inicia desde un activador de entidad, conector o agente dentro de la app necesita los datos del activador para ejecutarse, como la tarea específica que se creó, así que Run now reproduce los datos de una ejecución anterior. Esto significa que el workflow tiene que ejecutarse al menos una vez antes de poder ejecutarlo bajo demanda.Si ves No previous runs, activa el workflow de verdad una vez, por ejemplo creando una tarea para el workflow de seguimiento de tareas, y luego usa Run now para reproducir esa ejecución.
¿Puedo gestionar workflows desde el chat de IA?
Sí. Pide a la IA que active, desactive, archive o restaure un workflow, y hará el cambio por ti sin abrir los menús del panel.
Gestionar un workflow desde el chat de IA.
¿Cuántos workflows muestra la página de Workflows?
La página de Workflows lista todos tus workflows, paginando hasta 1,000.
Esta página fue traducida con IA. Para obtener la información más precisa y actualizada, consulta la versión en inglés.
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