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Utilisez les workflows lorsque vous voulez vous décharger de certaines tâches, comme accueillir de nouveaux clients, envoyer des e-mails récapitulatifs, synchroniser des données entre outils ou exécuter des processus multi-étapes qui attendent, vérifient des conditions et réagissent automatiquement. Lorsque vous créez une application dans Base44, les workflows exécutent du travail backend pour vous automatiquement. Un workflow peut démarrer sur planification, lorsque vos données changent, quand un utilisateur de l’application discute avec un agent intégré, ou lorsqu’une intégration connectée envoie un événement. Vous créez et gérez les workflows depuis le chat IA dans le tableau de bord de votre application.
The Workflows dashboard

Le tableau de bord Workflows, où vous créez et gérez les workflows.

Important : Workflows est en cours de déploiement et remplacera les automatisations. Votre application possède soit des workflows, soit des automatisations, pas les deux. Tout ce que vous pouviez faire avec les automatisations, vous pouvez le faire avec les workflows, et plus encore :
  • Plusieurs étapes : enchaînez plusieurs actions dans un même flux, au lieu d’une seule action.
  • Conditions : empruntez différents chemins selon vos données, pour que les bonnes étapes s’exécutent dans chaque situation.
  • Délais : faites une pause de quelques minutes, heures ou même jours entre les étapes, puis reprenez automatiquement.
  • Visibilité étape par étape : suivez chaque exécution en temps réel et voyez exactement quelle étape a réussi ou échoué.

À quoi puis-je utiliser les workflows ?

Les workflows gèrent presque tout le travail backend que vous voulez voir s’exécuter automatiquement, en particulier lorsqu’une tâche demande plusieurs étapes. Par exemple :
  • Nurture leads : lorsqu’un nouveau lead s’inscrit, envoyez un e-mail de bienvenue, attendez 2 jours, puis effectuez un suivi uniquement s’il n’a pas répondu ni pris rendez-vous.
  • Alerter sur des conditions : vérifiez le stock sur une planification et n’alertez vos administrateurs que si un article passe sous son seuil.
  • Réagir aux changements de données : lorsqu’un nouveau produit est ajouté, notifiez votre équipe et créez une tâche pour l’examiner avant sa mise en ligne.
  • Garder les outils synchronisés : lorsqu’un événement Google Calendar est annulé, mettez à jour la réservation correspondante et envoyez un e-mail au client.
  • Envoyer des synthèses planifiées : chaque matin, envoyez-vous par e-mail un récapitulatif des commandes de la veille et publiez le total dans un canal Slack.

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Comment fonctionnent les workflows

Un workflow est composé d’un déclencheur et d’une ou plusieurs étapes. Le déclencheur décide quand le workflow démarre. Les étapes décident de ce qui se passe, dans l’ordre, à chaque exécution : une étape peut exécuter une fonction backend (du code que le builder écrit pour vous), attendre pendant une durée définie ou emprunter un chemin différent selon une condition. Lorsque vous décrivez ce que vous voulez dans le chat IA, Base44 construit le workflow pour vous. Il apparaît à deux endroits : l’arborescence de votre application et le tableau de bord Workflows. En l’ouvrant, un diagramme visuel montre le flux du déclencheur à travers chaque étape. Chaque exécution est enregistrée, vous pouvez ainsi examiner ce qui s’est passé et résoudre les problèmes rapidement.
A workflow shown as a diagram

Un workflow présenté sous forme de diagramme, du déclencheur à chaque étape.

Exemple : accueillir un nouveau lead. Lorsqu’un lead est créé, le workflow envoie un e-mail de bienvenue adapté à son objectif fitness, attend 2 jours, puis vérifie s’il a pris rendez-vous. Si oui, il ajoute l’appel à votre calendrier ; sinon, il envoie une relance.

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Comment un workflow démarre

Il existe 4 façons de démarrer un workflow. Lorsque vous décrivez ce que vous voulez au chat IA, il est utile de savoir quel déclencheur correspond à votre cas d’usage. Découvrez chacun d’eux ci-dessous.

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Scheduled

Les workflows planifiés s’exécutent à une heure que vous définissez dans votre fuseau horaire, une fois ou selon une planification récurrente. Utilisez-les pour les tâches récurrentes comme les résumés quotidiens et les rapports hebdomadaires, ou pour une tâche unique à une date et une heure précises. Exemples de prompts :
  • Send me a daily summary of all new orders to my email every morning at 8:00.
  • Archive trip records that have been completed for more than 30 days, every Sunday at midnight.
À garder en tête pour les workflows planifiés :
  • Les planifications récurrentes s’exécutent au plus une fois toutes les 5 minutes, et vous pouvez les configurer pour se terminer à une date ou après un certain nombre d’exécutions.
  • Une planification qui atteint sa fin, y compris une planification unique après son exécution, est archivée automatiquement.
  • Une planification récurrente sans fin continue de s’exécuter jusqu’à ce que vous la désactiviez ou l’archiviez.

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Entity

Les workflows d’entité s’exécutent en réponse aux changements des données de votre application, par exemple la création, la mise à jour ou la suppression d’un enregistrement. Utilisez-les pour réagir à l’activité en temps réel. Exemples de prompts :
  • Send a push notification whenever I add a new WishlistPlace and write any needed backend function for me.
  • Send the admin an email whenever a new booking is created.
Gardez un workflow d’entité concentré :
  • Ajoutez une condition pour qu’il ne s’exécute que quand il le doit, par exemple uniquement lorsque le statut d’une commande passe à expédiée, plutôt qu’à chaque mise à jour.
  • Évitez qu’un workflow mette à jour le même enregistrement qui le déclenche, ce qui peut le faire boucler.

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In-app agent

Les workflows d’agent intégré s’exécutent une fois quand un utilisateur de l’application démarre une nouvelle conversation avec un agent intégré, pas à chaque message envoyé. Utilisez-les pour rester informé des personnes qui vous contactent, par exemple être notifié quand un client démarre un chat, l’ajouter à vos contacts ou vous envoyer un résumé en fin de journée. Exemples de prompts :
  • Email me whenever someone starts a new conversation with my agent.
  • Add the person to my Contacts list when they start a chat with my agent.

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Connector

Les workflows de connecteur s’exécutent lorsqu’un outil connecté envoie un événement, par exemple l’arrivée d’un nouvel e-mail dans Gmail ou la mise à jour d’un événement dans Google Calendar. L’outil doit d’abord être connecté et prendre en charge les déclencheurs de workflow, comme Gmail, Google Calendar, Google Drive, Microsoft Outlook, Microsoft OneDrive et Slack. Vous pouvez ajouter une condition pour qu’un workflow ne s’exécute que pour les événements qui vous intéressent. C’est particulièrement important pour les outils très actifs comme Slack, où vous voudrez peut-être ne l’exécuter que pour les messages d’un canal précis ou d’une personne précise. Exemples de prompts :
  • When a new email arrives in Gmail with the subject "Book appointment", parse it and add a new booking to my app.
  • When a Google Calendar event is cancelled, update the booking in my app and post a message in the #salon-general Slack channel.
Si un outil ne prend pas en charge les déclencheurs de workflow, vous pouvez tout de même en importer les événements. Par exemple, pour réagir à de nouveaux paiements Stripe, utilisez un webhook ou une fonction backend pour enregistrer chaque paiement comme un enregistrement dans votre application, puis utilisez un workflow Entity qui s’exécute à la création d’un nouvel enregistrement de paiement. Vous pouvez aussi, plutôt que d’attendre que l’outil vous notifie, exécuter un workflow planifié qui vérifie l’outil à intervalles réguliers, par exemple toutes les heures, et traite tout ce qui est nouveau depuis la dernière vérification.

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Créer un workflow

Depuis Workflows dans le tableau de bord de votre application, vous pouvez voir des idées suggérées basées sur votre application sous Suggested workflows. Vous pouvez partir de l’une d’elles ou décrire la vôtre à partir de zéro. Dans les deux cas, vous créez et affinez les workflows via le chat IA, pas en les construisant manuellement. Décrivez ce que vous voulez, examinez ce que le builder crée et continuez à ajuster dans le chat jusqu’à ce que cela fonctionne comme vous le souhaitez.
The Create workflow window

La fenêtre Create workflow, avec les workflows suggérés et Create from scratch.

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Utiliser une suggestion

Chaque suggestion inclut une courte description. En choisir une envoie un prompt prérempli au chat IA, où vous pouvez le vérifier et l’ajuster avant que le builder ne l’installe. Pour créer un workflow à partir d’une suggestion :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Sous Suggested workflows, cliquez sur le bouton d’ajout sur une suggestion, puis cliquez sur Send to chat.
  4. Vérifiez le prompt prérempli dans le chat IA, apportez les modifications nécessaires et envoyez-le.
  5. Le builder crée le workflow et l’ajoute à votre liste Workflows.

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Créer à partir de zéro

Si aucune suggestion ne correspond, décrivez votre propre workflow. Le builder travaille avec vous dans le chat IA : il demande ce que le workflow doit faire, vérifie les détails nécessaires, puis crée le workflow ainsi que toutes les fonctions backend requises. Pour créer un workflow à partir de zéro :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Cliquez sur Create workflow.
  4. Dans la fenêtre Create workflow, cliquez sur Create from scratch, puis sur Send to chat.
  5. Dans le chat IA, décrivez le workflow souhaité, y compris son démarrage et toutes les étapes, conditions ou attentes. Par exemple : When a task is created, wait 3 days, then check whether it is completed. If it is, email the assignee a thank-you. If it is not, email them a reminder and notify me when the task is high priority.
  6. Répondez aux questions de suivi que le builder pose, puis laissez-le construire. Il ajoute le workflow terminé à votre liste Workflows.
Obtenez les meilleurs résultats du builder :
  • Décrivez clairement chaque étape et son résultat pour qu’elles apparaissent dans le diagramme.
  • Pour une condition, donnez à chaque chemin une action distincte, sinon le builder pourrait intégrer la logique dans une seule fonction backend au lieu d’afficher un chemin distinct.
  • Si une étape nécessite une nouvelle fonction backend, mentionnez-le simplement et le builder l’écrira pour vous.

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Gérer les workflows

Après avoir commencé à utiliser les workflows, vous pouvez contrôler quand ils s’exécutent, modifier ce qu’ils font, les renommer, les déclencher à la demande ou nettoyer ceux dont vous n’avez plus besoin. Chaque workflow affiche un statut Active ou Inactive et vous pouvez en désactiver un pour le mettre en pause et le réactiver quand vous en avez besoin.

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Activer ou désactiver un workflow

Désactivez un workflow quand vous voulez arrêter son exécution, et réactivez-le quand vous en avez besoin. La désactivation empêche le démarrage de nouvelles exécutions, mais l’historique reste disponible. Pour activer ou désactiver un workflow :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Cliquez sur l’icône More Actions sur le workflow.
  4. Cliquez sur Deactivate ou Activate.
Vous pouvez aussi ouvrir un workflow et utiliser le paramètre Active dans le panneau de détails.
Deactivating a workflow from the More Actions menu

Désactivation d'un workflow depuis le menu More Actions.

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Modifier un workflow

Pour changer ce que fait un workflow, décrivez le changement dans le chat IA, comme lors de sa création. Le builder met à jour le workflow pour vous, il n’y a rien à modifier manuellement.
Modifier les étapes d’un workflow crée une nouvelle version. Les exécutions déjà en cours se terminent avec la version avec laquelle elles ont démarré, et les nouvelles exécutions utilisent la dernière version.

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Renommer un workflow

Donnez à un workflow un nom plus clair à tout moment. Le renommage ne crée pas de nouvelle version. Pour renommer un workflow :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Cliquez sur l’icône More Actions sur le workflow.
  4. Cliquez sur Rename et saisissez le nouveau nom.
Renaming a workflow

Renommage d'un workflow depuis le menu More Actions.

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Exécuter un workflow immédiatement

Exécutez un workflow tout de suite lorsque vous voulez le démarrer à la demande. Cela vous aide à tester des changements, confirmer que votre configuration fonctionne ou gérer une situation urgente entre les exécutions planifiées.
Important : Run now exécute de vraies actions avec votre configuration actuelle, comme envoyer de vrais e-mails ou mettre à jour de vrais enregistrements. Il s’agit d’une exécution manuelle unique qui n’affecte pas votre planification ni votre déclencheur, et elle apparaît dans l’historique étiquetée comme test. Lorsque des exécutions antérieures existent, vous pouvez aussi rejouer le workflow en utilisant les données d’une exécution précédente.
Pour exécuter un workflow :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Cliquez sur le workflow pour l’ouvrir.
  4. Cliquez sur Run now dans le panneau de détails.
  5. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez à nouveau sur Run now.
Running a workflow with Run now

Exécution d'un workflow à la demande avec Run now.

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Archiver un workflow

Si vous n’avez plus besoin d’un workflow, vous pouvez l’archiver pour garder votre liste active propre. Pour archiver un workflow :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Cliquez sur l’icône More Actions sur le workflow.
  4. Cliquez sur Archive.
Archiving a workflow

Archivage d'un workflow depuis le menu More Actions.

Pour voir ou restaurer les workflows archivés, cliquez sur l’icône More Actions à côté de Create workflow, puis cliquez sur View archive.

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Surveiller les exécutions

Chaque workflow enregistre chaque exécution, vous pouvez ainsi la voir se dérouler en temps réel et l’examiner ensuite. Consultez les exécutions d’un seul workflow depuis son panneau de détails, ou consultez les exécutions de tous vos workflows sur l’onglet Activity.
Pendant qu’un workflow s’exécute, chaque étape du diagramme affiche une coche verte lorsqu’elle se termine avec succès. Vous pouvez ainsi confirmer d’un coup d’œil qu’elle fonctionne et voir exactement où elle s’arrête si une étape échoue.

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Consulter les exécutions d’un workflow

Lorsque vous ouvrez un workflow, le panneau de détails affiche son Success rate, son Avg. runtime et un Run history de chaque exécution. En cas de problème, l’exécution montre l’étape précise qui a échoué ainsi que l’erreur, vous savez donc où chercher sans deviner. Pour consulter les exécutions d’un workflow :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Cliquez sur le workflow à inspecter.
  4. Dans le panneau de détails, examinez Run history, où chaque exécution affiche son heure et son statut, par exemple Completed.
  5. Cliquez sur une exécution pour ouvrir son Run log, incluant l’heure de début, l’heure de fin et la durée d’exécution.
A workflow's run history

Le panneau de détails d'un workflow avec son historique d'exécutions.

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Utiliser l’onglet Activity

L’onglet Activity sous Workflows dans le tableau de bord de votre application rassemble les exécutions de tous vos workflows en un seul endroit.
Les exécutions que vous démarrez avec Run now sont étiquetées TEST, vous pouvez ainsi les distinguer des exécutions déclenchées automatiquement.
Pour consulter l’activité de tous les workflows :
  1. Cliquez sur Dashboard dans votre éditeur d’application.
  2. Cliquez sur Workflows.
  3. Cliquez sur l’onglet Activity.
  4. Examinez la liste des exécutions, où chacune affiche son workflow, son statut, son heure de début et sa durée. Filtrez par statut (Running, Completed, Failed ou Cancelled) ou par plage horaire.
  5. Cliquez sur View sur une exécution pour l’ouvrir dans le diagramme du workflow, aux côtés de son journal d’exécution.
The Activity tab

L'onglet Activity, avec les exécutions de tous vos workflows.

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Workflows et crédits d’intégration

Les workflows sont facturés selon les étapes qui s’exécutent. Chaque étape qui exécute une fonction backend utilise une fraction de crédit d’intégration, et les frais s’additionnent sur toutes les étapes d’une seule exécution. Les intégrations intégrées utilisées par une étape, comme envoyer un e-mail ou appeler un modèle d’IA, peuvent aussi utiliser des crédits, comme ailleurs dans votre application. Un workflow à plusieurs étapes coûte donc plus par exécution qu’un workflow à une seule étape. Surveillez la fréquence d’exécution de vos workflows et ce que fait chaque étape. Si vos crédits d’intégration s’épuisent pendant une exécution en cours, cette exécution est annulée. En savoir plus sur les crédits.

Conseils pour gérer l'utilisation des crédits

Les workflows qui s’exécutent fréquemment ou enchaînent plusieurs actions peuvent vider votre solde de crédits rapidement. Voici quelques moyens de garder l’utilisation sous contrôle :
  • Ajoutez des conditions de déclenchement précises : restreignez les critères qui déclenchent un workflow pour qu’il ne s’exécute pas inutilement.
  • Utilisez des conditions pour sauter des étapes inutiles : ramifiez le workflow pour que les étapes coûteuses ne s’exécutent que lorsqu’elles sont réellement nécessaires.
  • Consolidez les workflows redondants : si plusieurs workflows effectuent des tâches qui se chevauchent, combinez-les en workflows plus intelligents et moins nombreux.
  • Résolvez rapidement les workflows en échec : les workflows en erreur peuvent encore consommer des crédits à chaque nouvelle tentative. Consultez régulièrement votre historique et corrigez ou désactivez les workflows problématiques dès que vous les repérez.
  • Revoyez la fréquence des workflows planifiés : demandez-vous si les workflows récurrents, comme les rapports quotidiens ou les rappels, doivent vraiment s’exécuter aussi souvent que configuré.
  • Utilisez les appels IA avec parcimonie : si une étape appelle un modèle d’IA, cela consomme aussi des crédits ; n’appelez le modèle que lorsque vous avez réellement besoin du résultat.
  • Testez d’abord sur un petit jeu de données : exécutez un workflow manuellement et consultez son historique pour estimer le coût en crédits par exécution avant de l’activer à grande échelle.

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FAQ

Cliquez sur une question ci-dessous pour en savoir plus.
Oui. Demandez au chat IA d’ajouter des conditions à n’importe quel workflow ou étape. Par exemple :
Le workflow emprunte alors différents chemins selon les conditions que vous décrivez, différentes étapes s’exécutent donc selon vos données. Une condition peut avoir plusieurs chemins, plus un chemin par défaut pour ce qui ne correspond pas, et le diagramme montre chaque chemin séparément.
Ouvrez le workflow et consultez son Run history pour trouver l’étape qui a échoué. Demandez à l’IA dans votre tableau de bord d’expliquer l’erreur et de suggérer une correction, puis utilisez Run now pour confirmer que le workflow réussit. Si un workflow échoue à plusieurs reprises, Base44 le désactive automatiquement et vous en informe, vous pouvez ainsi corriger le problème avant de le réactiver.
Cela dépend de la manière dont le workflow démarre. Un workflow planifié peut s’exécuter à la demande à tout moment, car il n’a besoin d’aucune entrée. Un workflow qui démarre à partir d’un déclencheur d’entité, de connecteur ou d’agent intégré a besoin des données du déclencheur pour s’exécuter, par exemple la tâche précise qui a été créée. Run now rejoue donc les données d’une exécution précédente. Cela signifie que le workflow doit s’être exécuté au moins une fois avant que vous puissiez l’exécuter à la demande.Si vous voyez No previous runs, déclenchez le workflow réellement une fois, par exemple en créant une tâche pour le workflow de suivi de tâches, puis utilisez Run now pour rejouer cette exécution.
Cette page a été traduite à l’aide de l’IA. Pour les informations les plus précises et à jour, consultez la version anglaise.