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Nutze Workflows, wenn du Arbeit abgeben willst, z. B. neue Kunden begrüßen, Zusammenfassungs-E-Mails senden, Daten zwischen Tools synchronisieren oder mehrstufige Prozesse ausführen, die warten, Bedingungen prüfen und automatisch reagieren. Beim Bauen einer App in Base44 erledigen Workflows Backend-Arbeit automatisch für dich. Ein Workflow kann nach Zeitplan starten, wenn sich deine Daten ändern, wenn ein App-Nutzer mit einem In-App-Agenten spricht oder wenn eine verbundene Integration ein Ereignis sendet. Du erstellst und verwaltest Workflows über den AI-Chat im Dashboard deiner App.
The Workflows dashboard
Wichtig: Workflows wird derzeit ausgerollt und ersetzt Automatisierungen. Deine App hat entweder Workflows oder Automatisierungen, nicht beides. Alles, was du mit Automatisierungen konntest, kannst du mit Workflows und mehr:
  • Mehrere Schritte: Verkette mehrere Aktionen in einem Flow statt einer einzelnen Aktion.
  • Bedingungen: Nimm je nach Daten unterschiedliche Pfade, damit die richtigen Schritte in jeder Situation laufen.
  • Verzögerungen: Pausiere für Minuten, Stunden oder sogar Tage zwischen Schritten und mach dann automatisch weiter.
  • Schritt-für-Schritt-Sichtbarkeit: Sieh jeden Lauf in Echtzeit und genau, welcher Schritt erfolgreich war oder fehlschlug.

Wofür kann ich Workflows nutzen?

Workflows übernehmen fast jede Backend-Arbeit, die automatisch passieren soll, besonders wenn eine Aufgabe mehr als einen Schritt braucht. Zum Beispiel:
  • Leads pflegen: Wenn sich ein neuer Lead anmeldet, sende eine Willkommens-E-Mail, warte 2 Tage und folge nur nach, wenn er nicht geantwortet oder einen Call gebucht hat.
  • Bei Bedingungen alarmieren: Prüfe den Bestand nach Zeitplan und benachrichtige Admins nur, wenn ein Artikel unter seinen Schwellenwert fällt.
  • Auf Datenänderungen reagieren: Wenn ein neues Produkt hinzugefügt wird, benachrichtige dein Team und erstelle eine Aufgabe, um es vor der Veröffentlichung zu prüfen.
  • Tools synchron halten: Wenn ein Google-Calendar-Ereignis abgesagt wird, aktualisiere die passende Buchung und schicke dem Kunden eine E-Mail.
  • Geplante Zusammenfassungen senden: Sende dir jeden Morgen eine E-Mail-Zusammenfassung der Bestellungen des Vortags und poste den Gesamtwert in einem Slack-Kanal.

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So funktionieren Workflows

Ein Workflow besteht aus einem Trigger und einem oder mehreren Schritten. Der Trigger entscheidet, wann der Workflow startet. Die Schritte entscheiden, was in welcher Reihenfolge passiert: Ein Schritt kann eine Backend-Funktion ausführen (Code, den der Builder für dich schreibt), eine festgelegte Zeit warten oder je nach Bedingung einen anderen Pfad nehmen. Wenn du im AI-Chat beschreibst, was du willst, baut Base44 den Workflow für dich. Er erscheint an zwei Orten: im Datei-Baum deiner App und im Dashboard Workflows. Beim Öffnen siehst du ein visuelles Diagramm, das vom Trigger durch jeden Schritt fließt. Jeder Lauf wird aufgezeichnet, damit du überprüfen kannst, was passierte, und Probleme schnell behebst.
A workflow shown as a diagram
Beispiel: Einen neuen Lead begrüßen. Wenn ein Lead erstellt wird, sendet der Workflow eine auf sein Fitnessziel abgestimmte Willkommens-E-Mail, wartet 2 Tage und prüft dann, ob er einen Call gebucht hat. Falls ja, fügt er den Call in deinen Kalender ein; falls nicht, sendet er eine Nachfass-Erinnerung.

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Wie Workflows starten

Es gibt 4 Wege, wie ein Workflow starten kann. Wenn du im AI-Chat beschreibst, was du willst, hilft es zu wissen, welcher Trigger zu deinem Anwendungsfall passt. Lies unten mehr zu jedem.
TriggerAm besten fürZu beachten
ScheduledWiederkehrende Jobs oder einmalige Jobs zu festgelegter ZeitWiederkehrende Läufe passieren höchstens alle 5 Minuten
EntityReagieren auf Änderungen in App-DatenFüge eine Bedingung hinzu, damit er nicht bei jeder Änderung läuft
In-app agentReagieren, wenn jemand eine Agenten-Konversation startetLäuft einmal pro neuer Konversation, nicht pro Nachricht
ConnectorReagieren auf Ereignisse aus einem verbundenen ToolDas Tool muss Workflow-Trigger unterstützen

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Scheduled

Geplante Workflows laufen zu einer von dir in deiner Zeitzone festgelegten Zeit, entweder einmalig oder nach einem wiederkehrenden Zeitplan. Nutze sie für wiederkehrende Aufgaben wie tägliche Digests und Wochenberichte oder für einen einmaligen Job zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt. Beispiel-Prompts:
  • Send me a daily summary of all new orders to my email every morning at 8:00.
  • Archive trip records that have been completed for more than 30 days, every Sunday at midnight.
Beachte bei geplanten Workflows:
  • Wiederkehrende Zeitpläne laufen höchstens alle 5 Minuten, und du kannst sie auf ein Datum oder eine Laufanzahl beschränken.
  • Ein Zeitplan, der endet, inklusive eines einmaligen Zeitplans nach seinem Lauf, wird automatisch archiviert.
  • Ein wiederkehrender Zeitplan ohne Ende läuft weiter, bis du ihn deaktivierst oder archivierst.

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Entity

Entity-Workflows laufen als Reaktion auf Änderungen in deinen App-Daten, z. B. wenn ein Datensatz erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird. Nutze sie, um in Echtzeit auf Aktivität zu reagieren. Beispiel-Prompts:
  • Send a push notification whenever I add a new WishlistPlace and write any needed backend function for me.
  • Send the admin an email whenever a new booking is created.
Halte einen Entity-Workflow fokussiert:
  • Füge eine Bedingung hinzu, damit er nur läuft, wenn er soll — z. B. nur, wenn sich der Status einer Bestellung auf versendet ändert, statt bei jedem Update.
  • Vermeide, dass ein Workflow denselben Datensatz aktualisiert, der ihn triggert. Das kann ihn in eine Schleife führen.

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In-app agent

In-App-Agent-Workflows laufen einmal, wenn ein App-Nutzer eine neue Konversation mit einem In-App-Agenten startet, nicht bei jeder Nachricht. Nutze sie, um im Blick zu behalten, wer sich meldet, z. B. um benachrichtigt zu werden, wenn ein Kunde einen Chat beginnt, ihn zu deinen Kontakten hinzuzufügen oder dir am Tagesende eine Zusammenfassung zu senden. Beispiel-Prompts:
  • Email me whenever someone starts a new conversation with my agent.
  • Add the person to my Contacts list when they start a chat with my agent.

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Connector

Connector-Workflows laufen, wenn ein verbundenes Tool ein Ereignis sendet, z. B. eine neue E-Mail in Gmail oder ein aktualisiertes Kalender-Ereignis in Google Calendar. Das Tool muss zuerst verbunden sein und Workflow-Trigger unterstützen, z. B. Gmail, Google Calendar, Google Drive, Microsoft Outlook, Microsoft OneDrive und Slack. Du kannst eine Bedingung hinzufügen, damit ein Workflow nur für die Ereignisse läuft, die dich interessieren. Das ist besonders wichtig bei viel genutzten Tools wie Slack, wo du z. B. nur für Nachrichten in einem bestimmten Kanal oder von einer bestimmten Person laufen willst. Beispiel-Prompts:
  • When a new email arrives in Gmail with the subject "Book appointment", parse it and add a new booking to my app.
  • When a Google Calendar event is cancelled, update the booking in my app and post a message in the #salon-general Slack channel.
Wenn ein Tool keine Workflow-Trigger unterstützt, kannst du seine Ereignisse trotzdem einbringen. Um z. B. auf neue Stripe-Zahlungen zu reagieren, verwende einen Webhook oder eine Backend-Funktion, um jede Zahlung als Datensatz in deiner App zu speichern, und dann einen Entity-Workflow, der bei neuen Zahlungsdatensätzen läuft. Oder statt zu warten, bis das Tool dich benachrichtigt, führe einen geplanten Workflow aus, der das Tool regelmäßig prüft (z. B. stündlich) und alles Neue seit der letzten Prüfung behandelt.

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Einen Workflow erstellen

Unter Workflows in deinem App-Dashboard siehst du basierend auf deiner App vorgeschlagene Ideen unter Suggested workflows. Du kannst mit einer dieser starten oder deinen eigenen von Grund auf beschreiben. In beiden Fällen erstellst und verfeinerst du Workflows über den AI-Chat, nicht durch manuellen Aufbau. Beschreibe, was du willst, prüfe, was der Builder erstellt, und passe es im Chat an, bis es funktioniert.
The Create workflow window

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Einen Vorschlag nutzen

Jeder Vorschlag enthält eine kurze Beschreibung. Wenn du einen wählst, wird ein vorausgefüllter Prompt an den AI-Chat gesendet, wo du ihn prüfen und anpassen kannst, bevor der Builder ihn einrichtet. So erstellst du einen Workflow aus einem Vorschlag:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke unter Suggested workflows auf den Hinzufüge-Button eines Vorschlags und dann auf Send to chat.
  4. Prüfe den vorausgefüllten Prompt im AI-Chat, nimm Änderungen vor und sende ihn.
  5. Der Builder erstellt den Workflow und fügt ihn deiner Workflows-Liste hinzu.

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Von Grund auf erstellen

Wenn keiner der Vorschläge passt, beschreibe deinen eigenen Workflow. Der Builder arbeitet mit dir im AI-Chat: Er fragt, was der Workflow tun soll, klärt Details und baut den Workflow inklusive benötigter Backend-Funktionen. So erstellst du einen Workflow von Grund auf:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke auf Create workflow.
  4. Klicke im Fenster Create workflow auf Create from scratch und dann auf Send to chat.
  5. Beschreibe im AI-Chat den gewünschten Workflow, inklusive Start, Schritten, Bedingungen und Wartezeiten. Beispiel: When a task is created, wait 3 days, then check whether it is completed. If it is, email the assignee a thank-you. If it is not, email them a reminder and notify me when the task is high priority.
  6. Beantworte Rückfragen des Builders und lass ihn bauen. Er fügt den fertigen Workflow deiner Workflows-Liste hinzu.
So bekommst du die besten Ergebnisse vom Builder:
  • Beschreibe jeden Schritt und jedes Ergebnis klar, damit sie im Diagramm erscheinen.
  • Gib jeder Bedingung eine eigene Aktion, sonst könnte der Builder die Logik in eine einzelne Backend-Funktion packen statt einen separaten Pfad zu zeigen.
  • Wenn ein Schritt eine neue Backend-Funktion braucht, erwähne sie einfach — der Builder schreibt sie für dich.

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Workflows verwalten

Nachdem du Workflows nutzt, kannst du steuern, wann sie laufen, ihr Verhalten ändern, sie umbenennen, sie bei Bedarf auslösen oder nicht mehr benötigte aufräumen. Jeder Workflow zeigt einen Status Active oder Inactive, und du kannst einen deaktivieren, um ihn zu pausieren, und ihn jederzeit wieder aktivieren.

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Einen Workflow ein- oder ausschalten

Deaktiviere einen Workflow, wenn du seine Läufe stoppen willst, und aktiviere ihn wieder, wenn du ihn brauchst. Deaktivieren stoppt neue Läufe, aber die Lauf-Historie bleibt verfügbar. So schaltest du einen Workflow ein oder aus:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke auf das More Actions-Symbol beim Workflow.
  4. Klicke auf Deactivate oder Activate.
Du kannst auch einen Workflow öffnen und im Detail-Panel den Active-Schalter nutzen.
Deactivating a workflow from the More Actions menu

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Einen Workflow bearbeiten

Um zu ändern, was ein Workflow tut, beschreibe die Änderung im AI-Chat, so wie bei der Erstellung. Der Builder aktualisiert den Workflow für dich, es gibt nichts manuell zu bearbeiten.
Änderungen an den Schritten eines Workflows erzeugen eine neue Version. Laufende Läufe schließen mit ihrer Startversion ab, neue Läufe nutzen die neueste Version.

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Einen Workflow umbenennen

Gib einem Workflow jederzeit einen klareren Namen. Umbenennen erzeugt keine neue Version. So benennst du einen Workflow um:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke auf das More Actions-Symbol beim Workflow.
  4. Klicke auf Rename und gib den neuen Namen ein.
Renaming a workflow

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Einen Workflow sofort ausführen

Führe einen Workflow sofort aus, wenn du ihn on demand starten willst. Das hilft, Änderungen zu testen, deine Konfiguration zu prüfen oder etwas Dringendes zwischen geplanten Läufen zu erledigen.
Wichtig: Run now führt echte Aktionen mit deiner aktuellen Konfiguration aus, z. B. echte E-Mails senden oder echte Datensätze aktualisieren. Es ist ein einmaliger manueller Lauf, der deinen Zeitplan oder Trigger nicht beeinflusst, und er erscheint als Test in der Lauf-Historie. Wenn frühere Läufe existieren, kannst du den Workflow auch mit den Daten eines vorherigen Laufs wiederholen.
So führst du einen Workflow aus:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke auf den Workflow, um ihn zu öffnen.
  4. Klicke im Detail-Panel auf Run now.
  5. Klicke im Bestätigungsdialog erneut auf Run now.
Running a workflow with Run now

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Einen Workflow archivieren

Wenn du einen Workflow nicht mehr brauchst, kannst du ihn archivieren, um deine aktive Liste sauber zu halten. So archivierst du einen Workflow:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke auf das More Actions-Symbol beim Workflow.
  4. Klicke auf Archive.
Archiving a workflow
Um archivierte Workflows zu sehen oder wiederherzustellen, klicke auf das More Actions-Symbol neben Create workflow und dann auf View archive.

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Läufe überwachen

Jeder Workflow protokolliert jeden Lauf, damit du ihn in Echtzeit sehen und nachträglich prüfen kannst. Prüfe die Läufe eines Workflows im Detail-Panel oder alle Läufe über alle Workflows im Tab Activity.
Während ein Workflow läuft, zeigt jeder Schritt im Diagramm ein grünes Häkchen, wenn er erfolgreich abgeschlossen ist, sodass du auf einen Blick bestätigen kannst, dass er funktioniert, und siehst, wo er stoppt, falls ein Schritt fehlschlägt.

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Die Läufe eines Workflows ansehen

Wenn du einen Workflow öffnest, zeigt das Detail-Panel die Success rate, die Avg. runtime und eine Run history aller Läufe. Wenn etwas schiefgeht, zeigt der Lauf den genauen fehlgeschlagenen Schritt und den Fehler, sodass du ohne Raten weißt, wo zu suchen ist. So siehst du die Läufe eines Workflows:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke auf den Workflow, den du inspizieren willst.
  4. Prüfe im Detail-Panel die Run history, in der jeder Lauf Zeit und Status zeigt, z. B. Completed.
  5. Klicke auf einen Lauf, um sein Run log mit Startzeit, Endzeit und Laufzeit zu öffnen.
A workflow's run history

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Den Activity-Tab nutzen

Der Tab Activity unter Workflows in deinem App-Dashboard bringt die Läufe aller Workflows an einem Ort zusammen.
Läufe, die du mit Run now startest, sind als TEST markiert, damit du sie von automatisch ausgelösten unterscheiden kannst.
So siehst du Aktivität über Workflows hinweg:
  1. Klicke im App-Editor auf Dashboard.
  2. Klicke auf Workflows.
  3. Klicke auf den Tab Activity.
  4. Prüfe die Liste der Läufe, in der jeder Lauf seinen Workflow, Status, seine Startzeit und Laufzeit zeigt. Filtere nach Status (Running, Completed, Failed oder Cancelled) oder nach Zeitraum.
  5. Klicke bei einem Lauf auf View, um ihn im Diagramm des Workflows neben seinem Lauf-Log zu öffnen.
The Activity tab

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Workflows und Integrations-Credits

Workflows werden nach den ausgeführten Schritten abgerechnet. Jeder Schritt, der eine Backend-Funktion ausführt, verwendet einen Bruchteil eines Integrations-Credits, und die Kosten summieren sich über alle Schritte eines Laufs. Eingebaute Integrationen, die ein Schritt nutzt, z. B. E-Mail-Versand oder KI-Modell-Aufruf, können ebenfalls Credits verbrauchen, wie an anderen Stellen in deiner App. Ein Workflow mit mehreren Schritten kostet daher pro Lauf mehr als ein einstufiger, also behalte im Auge, wie oft deine Workflows laufen und was jeder Schritt tut. Wenn dir während eines Laufs die Integrations-Credits ausgehen, wird dieser Lauf abgebrochen. Erfahre mehr über Credits.

Tipps zur Credit-Nutzung

Workflows, die häufig laufen oder mehrere Aktionen verketten, können deinen Credit-Bestand schnell aufbrauchen. So behältst du die Nutzung im Griff:
  • Spezifische Trigger-Bedingungen hinzufügen: Enge die Kriterien ein, die einen Workflow starten, damit er nicht unnötig läuft.
  • Bedingungen zum Überspringen unnötiger Schritte nutzen: Verzweige den Workflow so, dass teure Schritte nur laufen, wenn sie wirklich nötig sind.
  • Redundante Workflows konsolidieren: Kombiniere überlappende Workflows zu weniger, cleveren.
  • Fehlerhafte Workflows zeitnah beheben: Fehlerhafte Workflows können bei jedem Retry Credits verbrauchen. Prüfe deine Lauf-Historie regelmäßig und behebe oder deaktiviere Problem-Workflows sofort.
  • Häufigkeit geplanter Workflows prüfen: Überlege, ob wiederkehrende Workflows wie tägliche Berichte oder Erinnerungen wirklich so oft laufen müssen.
  • Sparsam mit KI-Aufrufen sein: KI-Modell-Aufrufe verbrauchen Credits, also rufe nur an, wenn du das Ergebnis brauchst.
  • Zuerst mit kleinem Datenset testen: Führe einen Workflow manuell aus und prüfe die Lauf-Historie, um die Credit-Kosten pro Lauf zu schätzen, bevor du ihn im großen Stil aktivierst.

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FAQs

Klicke unten auf eine Frage, um mehr zu erfahren.
Ja. Bitte den AI-Chat, Bedingungen zu einem Workflow oder Schritt hinzuzufügen. Zum Beispiel:
After the wait, only send the reminder when the task is still incomplete.
Der Workflow nimmt dann je nach beschriebenen Bedingungen verschiedene Pfade, sodass unterschiedliche Schritte je nach Daten laufen. Eine Bedingung kann mehrere Pfade und einen Catch-all für alles Nicht-Passende haben, und das Diagramm zeigt jeden Pfad separat.
Öffne den Workflow und prüfe die Run history, um den fehlgeschlagenen Schritt zu finden. Bitte die KI in deinem Dashboard, den Fehler zu erklären und einen Fix vorzuschlagen, und nutze dann Run now, um zu bestätigen, dass der Workflow läuft. Wenn ein Workflow wiederholt fehlschlägt, deaktiviert Base44 ihn automatisch und benachrichtigt dich, damit du das Problem behebst, bevor du ihn wieder aktivierst.
Das hängt vom Startmechanismus des Workflows ab. Ein geplanter Workflow kann jederzeit on demand laufen, weil er keinen Input braucht. Ein Workflow, der aus einem Entity-, Connector- oder In-App-Agent-Trigger startet, braucht die Trigger-Daten zum Laufen, z. B. die konkret erstellte Aufgabe, daher spielt Run now die Daten eines vorherigen Laufs erneut ab. Das bedeutet, der Workflow muss mindestens einmal gelaufen sein, bevor du ihn on demand ausführen kannst.Wenn du No previous runs siehst, triggere den Workflow einmal echt, z. B. indem du eine Aufgabe für den Task-Follow-up-Workflow erstellst, und nutze dann Run now, um diesen Lauf erneut abzuspielen.
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